Blog
Hogyan csökkentsd az elmaradt és az utolsó pillanatban lemondott időpontokat?
Röviden
A vendégek leggyakrabban azért maradnak el, mert elfelejtik az időpontot, vagy mert közbejön valami, és kényelmetlen telefonon lemondani. Mindkettőre van egyszerű válasz. Foglalás után azonnal küldj írásos visszaigazolást a pontos időponttal, a címmel és a szolgáltatással. A foglalás előtti napon, és ha szeretnéd, egy órával előtte is menjen ki emlékeztető. Egy 2013-as Cochrane-áttekintés szerint egészségügyi időpontoknál az SMS-emlékeztetőt kapók 78,6%-a jelent meg, emlékeztető nélkül 67,8%. Tedd egy kattintással elérhetővé a lemondást, mert aki könnyen le tud mondani, az szólni fog, és a felszabadult sávot más még lefoglalhatja.
Állíts be lemondási határidőt, például 24 órát, és írd bele a visszaigazolásba is. Hosszabb szolgáltatásnál hosszabb határidőt érdemes adni. Ha a lemondott sáv azonnal visszakerül a foglalóoldalra, a lemondásból nem lesz kiesés. A rendszeresen elmaradó vendégeket jegyezd fel a vendég-adatlapon, és velük a következő foglalás előtt egyeztess. Ezek a lépések nem kerülnek pénzbe, és egy online időpontfoglaló rendszerben a legtöbbjük egyszer beállítva magától működik, minden foglalásnál.
Miért marad el a vendég?
A leggyakoribb ok, hogy elfelejti. A második, hogy közbejön valami, és kényelmetlen telefonálni a lemondás miatt, ezért inkább nem szól. Mindkettőre van egyszerű válasz.
A harmadik ok a hosszú előfoglalás. Aki hat héttel előre foglal, az a foglalás pillanatában még biztos a dolgában, a napján már kevésbé. Minél messzebb van az időpont, annál fontosabb az emlékeztető.
Mennyibe kerül egy elmaradt időpont?
Számold ki a saját számaiddal. Egy elmaradt időpont ára a szolgáltatás díja, amit aznap már nem tudsz eladni, plusz az előkészítés: a kikevert festék, a bekészített eszközök, a lefoglalt pálya. Ha egy héten két vendég marad el egy 12 000 forintos szolgáltatásról, az havonta több mint százezer forint kiesés.
Ez a szám segít eldönteni, mennyit érdemes a megelőzésre költeni. Egy fizetős emlékeztető vagy egy szigorúbb lemondási szabály akkor éri meg, ha kevesebbe kerül, mint amennyi kiesést megelőz.
Azonnali visszaigazolás
A foglalás után a vendég kapjon írásos visszaigazolást a pontos időponttal, a címmel és a szolgáltatással. Ha a naptárába is beírja, kisebb az esélye, hogy elfelejti.
A visszaigazolásba írd bele, amit a vendégnek tudnia kell: hol tud parkolni, melyik csengőt nyomja meg, mit hozzon magával, és meddig mondhatja le az időpontot. Ha ezek a levélben vannak, kevesebb a telefonos kérdés is.
Emlékeztető a foglalás előtt
Az emlékeztető a foglalás előtti napon vagy néhány órával előtte érkezzen. Elég egy rövid levél: mikor, hol, és hogyan mondhatja le, ha mégsem jön.
Hogy mennyit számít, arra az egészségügyből van a legjobb adat. Egy 2013-as Cochrane-áttekintés nyolc randomizált vizsgálatot elemzett 6615 résztvevővel. Az SMS-emlékeztetőt kapók 78,6%-a jelent meg az időpontján, az emlékeztető nélküliek 67,8%-a. A telefonos emlékeztető hasonlóan hatott (80,3%), de drágább volt. Szalonokra nincs ilyen mérés, és az áttekintés a bizonyítékot alacsony vagy közepes minőségűnek értékeli, a hatás iránya azonban egyértelmű: aki emlékeztetőt kap, ritkábban felejt.
A két időpont mást csinál. A 24 órás emlékeztető még időt hagy a lemondásra, így a sáv újra kiadható. Az egy órával korábbi emlékeztető azokat menti meg, akik tudnak az időpontról, de elfelejtettek elindulni.
Tedd egyszerűvé a lemondást
Ellentmondásosnak tűnik, de a könnyű lemondás csökkenti a kiesést. Ha a vendég egy kattintással lemondhat, szólni fog, és a sávot még más lefoglalhatja. Ha telefonálnia kellene, sokan egyszerűen nem jönnek el.
Lemondási határidő
Állíts be határidőt, például 24 órát a foglalás előtt, és írd bele a visszaigazolásba. A határidő után a vendég nem tud online lemondani, és látja, hogy ez számít neked.
A határidő hossza a szolgáltatásodtól függ. Egy rövid borbélyidőpontot néhány óra alatt újra ki tudsz adni, egy háromórás festést vagy egy esti pályát nehezebben. Hosszabb szolgáltatásnál hosszabb határidőt érdemes adni.
Töltsd újra a felszabaduló sávokat
Egy lemondás csak akkor kiesés, ha a sáv üres marad. Ha a lemondott időpont azonnal visszakerül a foglalóoldalra, az éppen keresgélő vendégek lefoglalhatják. Ezért fontos, hogy a lemondás online történjen: a telefonon bediktált lemondást neked kell kézzel törölnöd, és addig senki nem látja a szabad helyet.
Érdemes megadni azt is, legalább mennyivel előre lehessen foglalni. Ha a minimum előreidő túl hosszú, a frissen felszabadult délutáni sávot aznap már senki nem foglalhatja le, ha túl rövid, úgy érkezhet vendég, hogy nem tudsz rá felkészülni.
Figyeld a visszatérő eseteket
Ha valaki rendszeresen nem jön el, a vendég-adatlapon jegyezd fel. A következő foglalásánál dönthetsz úgy, hogy előre egyeztetsz vele.
Ha telefonszámot is kérsz a foglaláskor, egy rövid hívással megerősítheted a bizonytalan időpontokat. Ezt nem kell minden vendégnél megtenni, elég azoknál, akiknél már volt kiesés.
A FoglalGo-ban
A visszaigazoló e-mail lemondási linkkel minden csomagban jár. Az emlékeztető e-mail a Pro csomagtól érhető el: az egyik a foglalás előtt 24 órával, a másik egy órával indul, és mindkettő külön kikapcsolható. A lemondási határidőt, a minimum előreidőt és azt, hogy kötelező-e a telefonszám, a foglalási szabályok között állítod be. A lemondott sáv azonnal visszakerül az online kínálatba. SMS-t a FoglalGo nem küld.
Források
- Gurol-Urganci I. és mtsai: Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments. Cochrane Database of Systematic Reviews, 2013 (PubMed): megjelenési arány emlékeztetővel és nélküle
- Ugyanez a teljes szöveg (PubMed Central): a vizsgálatok száma és a résztvevők
Ellenőrizve: 2026. október 12.